Caro Amico, ti scrivo un'email

Caro Amico, ti scrivo un’email

Non è così semplice scrivere un’email e oggi, è assolutamente indispensabile saperlo fare nella maniera più corretta possibile per rispettare grammatica, forma, tono e Privacy.

Ciò che viene scritto rimane, di conseguenza ogni concetto deve essere calibrato e dosato a dovere per dare il giusto tono e significato.

Non dimenticare che scrivere non è come parlare a voce di fronte ad un’altra persona della quale si possono notare sguardi, espressioni, gesti e movimenti. Scrivere è tutta un’altra storia. Ed è una bella storia.

Gli errori da evitare

Qui di seguito le indicazioni per evitare di commettere gli errori più comuni durante la scrittura di un’e-mail che generalmente sono:

  • non essere capiti
  • trasmettere un messaggio diverso da quello che si vuole comunicare, anche di te
  • far finire l’email nello SPAM del destinatario

In questo modo rispetterai anche il galateo del Web che si chiama Netiquette.

Il destinatario

Ci sono 3 campi per inserire uno o più destinatari della tua email. Oggi, più che mai, anche per rispettare la nuova normativa sulla Privacy Policy, è indispensabile conoscerli e saperli usare correttamente per non incappare in brutti errori o sanzioni.

I campi sono:

  • A – inserisci gli indirizzi dei destinatari dei messaggi
  • CC – inserisci gli indirizzi ai quali porti a conoscenza il messaggio (CC = copia carbone)
  • CCN – inserisci gli indirizzi ai quali porti a conoscenza il messaggio, ma vuoi tenere nascosto il loro indirizzo a tutti gli altri destinatari del messaggio (CCN = copia carbone nascosta).

Usa CC se ad esempio stai lavorando ad un progetto con persone che non si conoscono tra loro e vuoi rendere partecipe una di queste persona sull’avanzamento dei lavori portati avanti dalle altre.

Usa CCN se ad esempio vuoi inviare una comunicazione generale ad un gruppo di destinatari, in modo che ognuno riceva il messaggio e possa risponderti singolarmente, senza far vedere in chiaro tutti gli indirizzi email dei destinatari, rispettando così la Privacy Policy.

L’oggetto

Mai scrivere un’e-mail senza oggetto
L’oggetto è indispensabile, non va mai lasciato vuoto, non deve essere troppo corto (ciao) o troppo generico (invio). C’è il rischio che la tua e-mail venga valutata spam o spazzatura dai sistemi di protezione del tuo destinatario e dirottata direttamente in Posta Indesiderata o nel Cestino.

Evita vocaboli ambigui
Nell’oggetto dell’email non inserire parole ambigue e dai 1.000 significati come ad esempio “guadagna online” o “vinci 1.000 Euro”. Evita, inoltre, i superlativi (furbissima, intelligentissima, offertissima) e i termini medici troppo tecnici.

Il corpo del messaggio

Rispetta questo schema
Scrivi sempre un testo di senso compiuto, mai lasciarlo vuoto o essere troppo frettolosa.

  • Apri con i saluti
  • Spiega chiaramente in poche parole o righe il motivo dell’invio dell’email
  • Saluta con cortesia (fa sempre tanto bene)
  • Scrivi il tuo nome (e cognome) alla fine (sempre)
  • Inserisci la tua firma che spesso è composta da tuoi recapiti (indirizzo, città, cell, sito, p.iva, ecc)

Mai lasciare vuoto il corpo dell’email
C’è il rischio che al 90% finisca in SPAM, oltre a risultare un controsenso. Se desideri scrivere un’email perchè hai la necessità di comunicare qualcosa a qualcuno, per quale motivo inviarla senza un testo? La risposta Perché ho fretta, non vale!

Fai spazio e ordine
Il corpo del messaggio deve risultare ordinato, diretto e suddiviso in paragrafi. Mai scrivere un testo unico, di fila, senza punteggiatura e senza mai andare a capo. Anche le parole hanno bisogno di respirare e prendere fiato, proprio come noi e la nostra lettura.

Non abusare della punteggiatura e del MAIUSCOLO
Mai usare in successione troppi punti esclamativi (indicano sgomento) o punti di domanda (indicano scarsa considerazione verso l’altro). Evita, il più possibile, parole scritte in MAIUSCOLO (se non in casi rarissimi) perché nella Netiquette significa URLARE.
Il maiuscolo indica, infatti, rabbia, nervosismo, forte disappunto e maleducazione. Questo non vuol dire che tutte le tue email devono essere ricoperte di miele e zucchero, ma anche per le email di disappunti e controversie si possono usare termini fermi e decisi, con correttezza e onestà. Chi ci garantisce di ottenere il tuo scopo con urla, improperi e minacce? Nessuno. Quindi meglio evitare.

Abbonda con la cortesia nei saluti
Saluta sempre cortesia e non andare sempre di fretta. Scegli un tuo saluto cortese e personale da riproporre spesso ai tuoi destinatari; sarà un segno distintivo della tua professionalità. Augura buon lavoro, un buon pomeriggio e perché no, anche un buon fine settimana. Dopo tutto chi ti legge non è una persona esattamente come te e come me? Che desidera avere un buon lavoro, una buona giornata e trascorrere un piacevole week end?

Che ne pensi? E tu come scrivi le tue email?

Mai più email in SPAM

Scarica la guida gratuita

Iscriviti alla newsletter e ricevi subito:

✔ L’accesso illimitato all’area riservata Assaggi di WordPress con risorse, guide ed esercizi gratuiti dove puoi scaricare la guida Mai più email in SPAM.

✔ Il mini corso gratuito La ricetta perfetta per il sito, un’email al giorno per 6 giorni, molto pratica per capire cosa sta dietro un sito, per realizzarlo bene e farlo funzionare sul serio.

✔ In più, una volta al mese, hai accesso ai miei consigli pratici per gestirlo bene, storie nuove, anticipazioni e cose belle!

No Comments

Lascia un tuo commento